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Na microfilmagem dos documentos das seguradoras e resseguradoras devem observar-se as seguintes operações:
a) Selecção da documentação e preparação dos originais a microfilmar;
b) Inserção de elementos de identificação ou de codificação dos processos;
c) Microfilmagem propriamente dita;
d) Conferência do microfilme com o original no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que as microformas se encontram em boas condições técnicas;
e) Registo e armazenamento das microformas;
f) Destruição dos documentos originais passíveis de inutilização, nos termos da lei.
1. Os filmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura e encerramento autenticados pelas assinaturas do responsável pela coordenação das operações de microfilmagem e dos intervenientes nas mesmas operações.
2. O termo de abertura deve mencionar as espécies documentais microfilmadas e o termo de encerramento deve incluir a declaração de que as imagens contidas no filme são reproduções totais é exactas dos originais.
3. As diversas espécies documentais devem ser filmadas em duas bobinas originais, convenientemente referenciadas, que ficam guardadas em locais diferentes, sendo uma mantida em arquivo de segurança de microfilmes e outra destinada a uso administrativo.
4. A partir das bobinas mencionadas no número anterior podem fazer-se duplicações sempre que se torne necessário.
1. Os termos de abertura e encerramento dos filmes são arquivados e encadernados anualmente, constituindo-se em livro de registo.
2. Todos os livros de registo constituídos devem ter termos de abertura e de encerramento devidamente rubricados pelo responsável pela coordenação das operações de microfilmagem e autenticados pelo responsável da seguradora ou resseguradora.
A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Governo de Macau, aos 4 de Setembro de 1997.
Publique-se.
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